業務プロセスの可視化と改善

業務はまわっている。でも、説明できない──

日々の仕事はまわっているのに、「誰が何をどうやっているか」が言葉にできない。
その状態を放っておくと、属人化が進み、誰かが休む・辞める・異動するたびに混乱が起きてしまいます。

また、問題が起きたときも「どこが悪かったのか」が曖昧なままになりやすく、改善も場当たり的になってしまいます。
業務の可視化は、こうした“なんとなく運用”を見直し、再現性と改善余地のある業務フローへと変えていく第一歩です。

可視化って、具体的には何をする？

業務プロセスの可視化では、以下のようなことを行います：

• 誰が、どのタイミングで、何をしているかを整理（業務フロー図の作成）
• 業務に必要な情報やツール、関係者を棚卸し
• 属人的になっている部分や、重複・無駄な作業の洗い出し
• 目的と手段がズレている業務の見直し

「全部マニュアル化しましょう」といった堅苦しい話ではなく、**“今ある仕事を、もう少し分かるように整える”**ことが出発点です。

見えるからこそ、改善できる

可視化されたプロセスをもとに、次のような改善が可能になります：

• 担当者を変えても同じ質で業務を続けられるようにする
• 業務の中で滞りやすいポイントを発見して、フローをスリム化
• 一部業務の自動化やアウトソースへの切り出し検討
• 各メンバーの役割と成果の可視化で、評価や指導にも活用

「ここまでは誰でもできる」「ここから先はスキルが必要」といった線引きが明確になれば、業務の分担もしやすくなり、属人化の解消にもつながります。

ITツールを前提としない改善も可能

改善というと「新しいツールを入れる話かな？」と構えてしまうかもしれませんが、そればかりではありません。
まずは紙や口頭でのやりとりを“見える形”にすること。
そこから、最低限の仕組みで効率化・標準化する方法を一緒に検討します。

必要に応じて、Googleスプレッドシート、Notion、フロー図作成ツール（例：draw.io など）を用い、シンプルで現場に負担をかけない改善を進めます。

こんな企業におすすめです

• 業務が属人化しており、人が変わると引き継ぎがうまくいかない
• 問題が起きても「なぜそうなったか」が分からない
• 全体の流れが分からず、現場が疲弊している

プロセスが見えるようになれば、業務は分担しやすくなり、改善も判断も早くなります。
仕事を減らすのではなく、「まわせる組織」に変えるための一歩。 それが業務可視化の価値です。